مدير العقود المعتمد CCM
الاستشاري/ محمود صبره
يُقصد بإدارة العقد الأنشطة التي تتم بعد ترسية العقد لتحديد مدى التزام الجهة المتعاقدة والمتعاقد معها بمتطلبات العقد. ومن ثم، تشتمل على جميع المعاملات بين الجهة المتعاقدة والمتعاقد من تاريخ ترسية العقد وحتى انتهاء العمل وقبوله أو إنهائه، وتمام دفع المستحقات وحل النزاعات.
ففي إدارة العقد يكون التركيز على الحصول على الإمدادات والخدمات، الجودة المطلوبة، فى الوقت المحدد، وفى حدود الموازنة المقدرة لها. وبينما تحدد المتطلبات الأساسية للعقد المسار المناسب لتحرك الجهة المتعاقدة فى إدارة العقد، يتطلب الأمر في كثير من الحالات المهارة والحكمة لحماية المصلحة العامة بشكل فعال.
وتختلف الطبيعة الخاصة لعملية إدارة العقد ونطاقها من عقد إلى آخر. ومن الممكن أن تتمثل في حدها الأدنى في قبول الأعمال المنجزة ودفع قيمتها إلى المتعاقد لكنها قد تصل إلى انغماس مسئولي المشروع والمراجعة الحسابية والعقود والمشتريات خلال مدة سريان العقد. وتشمل العناصر التي تؤثر على درجة إدارة العقد طبيعة العمل، نوع العقد أو خبرة ومدى التزام المعنيين به. وتبدأ إدارة العقد بوضع بيان لنطاق الأعمال واضح ومختصر قائم على الأداء بقدر الإمكان، وإعداد خطة لإدارة العقد والتي تقيس بشكل فعال أداء المتعاقد وتوفر المستندات اللازمة.
وينبغي أن تكون عملية التوجيه بعد ترسية العقد- سواء تمت عن طريق عقد مؤتمر، أو بإرسال خطاب أو أي شكل أخر من أشكال الاتصال- بمثابة بداية العملية الفعلية لإدارة العقد بشكل جيد. ومن الممكن استخدام عملية الاتصال كأداة مفيدة تساعد الحكومة والمتعاقد على فهم متطلبات العقد بشكل واضح ومتبادل، وتساعد المتعاقد على فهم الأدوار والمسئوليات المنوط بها موظفو الحكومة الذين يديرون العقد، وتقلل من فرص حدوث مشكلات مستقبلية. ومن المفيد عقد اجتماع مسبق مع مسئولي العقد والمشروع وذلك قبل عقد المؤتمر الخاص بعملية التوجيه بعد ترسية العقد حتى يكون هناك فهم واضح لمسئولياتهم الخاصة والمحددة والقيود الخاصة بهم في إدارة العقد. ومن بين البنود التي ينبغي مناقشتها في الاجتماع المسبق السلطات الممنوحة للموظفين الحكوميين المنوط بهم إدارة العقد، ومراقبة الجودة وإجراء الاختبارات, والأوراق المطلوب تقديمها بموجب العقد, والأحكام الخاصة في العقد, والإجراءات التي تتبعها الحكومة لمراقبة وقياس الأداء، وتحرير الفواتير من قبل المتعاقد، واعتماد الإيصالات.
وقلما ينص العقد على تحديد طريقة لإدارته. وغالبا، يبرم الطرفان العقد، ثم ينسونه تماما إلى أن يحدث نزاع بينهما. ويعد ذلك بمثابة وصفة لحدوث نتائج مأساوية. ولذلك، ينبغي إدراج ملحق بالعقد يحدد للأطراف الخطوات التي ينبغي عليهم القيام بها لتنفيذ العقد، ومواعيدها، والإخطارات السابقة قبل مواعيد التنفيذ، ومعايير قبول الأعمال أو الخدمات أو السلع. وفي حالة الخدمات، يفضل اتفاق الطرفين على معايير لقياس الخدمات.
ولمزيد من المعلومات عن هذا الموضوع وغيره من الموضوعات ذات الصلة، يمكنكم الاطلاع على البرنامج التدريبي لمعهد صبره للتدريب القانوني من خلال الرابط التالي: https://goo.gl/veHgQ6
